Aufgabenerfassung via Tickets, Email

[Wichtelherbert]

Vielleicht kann mir ja der ein oder andere weiterhelfen.

Auf Arbeit bekomme die täglichen Aufgaben über ein Ticket System, via E-Mail oder am Telefon,

Irgendwie bin ich immer noch auf der Suche nach der besten Möglichkeit diese zu bearbeiten.

Meiste brauche ich um die Aufgabe zu erledigen zu können mehrere Schritte:
1. Die Aufgabe lesen
2. Termin mit Kunden machen
3. Auftrag erledigen
4. Dokumentieren

Manchmal sind auch noch mehrere Schritte notwendig oder es entfallen welche.

Nun verliere ich allerdings immer mehr den Überblick, welchen Stand die Aufgabe jeweils hat.
Vielleicht gibt es ja jemanden welcher die gleiche Problematik hat, aber schon eine Lösung dafür gefunden hat.

Da ich teilweise auf Mac und Windows unterwegs bin, sollte es ein Tool sein welches beide Plattformen unterstützt.

 

[BFF]

Eigentlich sollte das alles in Eurem Ticket-System drin sein.
Sprich das was per Mail/Telefon kommt traegst Du dort ein.
Macht ja keinen Sinn das ausserhalb/privat zu dokumentieren.

 

[feinel]

Ich benutze dafür Trello.
Da mache ich mir verschiedene Listen und schiebe die Elemente je nachdem wie weit ich sie bearbeitet habe von Liste zu Liste.
Für dein Beispiel würdest du also 4 Listen machen
Beispielsweise:
Eingang - Termin vereinbart - zu dokumentieren - abgeschlossen
Und dann kannst du einzelne Karten für jeden Kunden machen, zu denen du zusätzlich Notizen ablegen kannst.

Falls du Trello nicht kennst kann ich dir auch nen Beispielboard anlegen und nen Screenshot machen.

 

[Wichtelherbert]

Das würde für die Tickets vielleicht passen, allerdings gibt es in der Übersicht nur den Status: Neu, In Bearbeitung, Erledigt. Also muss ich jedes Ticket erneut öffnen um zu schauen was zuletzt getan wurde.

Und die Aufgaben via Mail, Telefon sind ja dann auch noch nicht mit drin.

 

[BFF]

Red mit der IT Deiner Firma.
Es macht keinen Sinn Aufgaben mit mehreren Systemen zu tracken. Es gehoert alles an einen Platz.

Und ja. Das was Du per Telefon oder Mail bekommst gehoert durch dich erfasst in das zentrale Ticketsystem.

 

[catch 22]

Ein vernünftiges Ticket System kann relativ unkompliziert bis ins kleinste Detail angepasst werden (und das sogar für einzelne Abteilungen / Teams / einzelne Mitarbeiter). Da muss sich natürlich jemand anhören was gewünscht ist, und entsprechend umsetzen.
Ausgehend von dem, was und wie das bei uns in der Firma läuft, solltest du dich mit deinem Teamleiter / Abteilungsleiter kurzschließen, dass der die Anforderungen an die entsprechende Truppe in eurer IT weitergibt. Je nachdem was du brauchst und was ihr verwendet, sollte vieles bereits in sehr kurzen Zeiträumen (Tagen) umgesetzt werden

 

[TheChosenOne]

Wir haben das mit den Free Cloud Produkten von Atlassian gelöst.
Free ServiceDesk (Ticketsystem) - Du kannst beliebige Typen generieren, workflows anpassen etc. Alles was ein Ticketsytem halt so braucht.
Wenn aus einem Ticket ein Projekt werden soll (oder es ein bisschen aufweniger ist), kannst du ein Jira Projekt daraus machen.
Und all das kannst du auch automatisiert in Confluence dokumentieren, bzw. sogar automatisiert dokumentieren...

Link

Ich hoffe link einfügen ist ok, es handelt sich ja um die kostenlose Version