Geteilte E-Mail Ordner für Teams

[sugar76]

Hallo,

auf die E-Mail Konten im Büro (max 10 Mitarbeiter) wird per IMAP zugegriffen. Jeder Mitarbeiter besitzt sein eigenes E-Mail Konto. Der Server wird von einem Dienstleister betrieben.

Als Client wird Outlook eingesetzt. Wir haben auch einen Win Server 2019 laufen, aber ohne AD.

Bestimmte E-Mails, sollen allen zugänglich sein. Der Mitarbeiter muss in der Lage sein, E-Mails aus seinem Postfach in einem geteilten Ordner abzulegen.

Ich sehe zwei Möglichkeiten:

• Ein gemeinsames IMAP-Konto "team@..." erstellen, auf das alle Zugriff haben.
• Einen Exchange Server aufsetzen und Shared Mailbox (Exchange ist Neuland für mich)

Wie würdet Ihr so etwas umsetzen?

 

[derchris]

Wie würdet Ihr so etwas umsetzen?

Die passende Microsoft Office 365 Business subscription wählen und es dort einrichten.

 

[onesworld]

Man kann das natürlich per IMAP erschlagen. Die genannte (gewüschte) Adresse erstellen, für alle zugänglich machen und über Filter entsprechende Emails dort ablegen und andersrum durch die Mitarbeiter ablegen lassen. Ist eigentlich Fummelei und gerade in der Firma würde ich doch sehr zu Exchange tendieren.

Oder eben so wie @derchris vorschlägt. Wir nutzen bei uns eine Art Kombi aus beidem, da wir erst vor so einem Jahr auf 365 umgestellt haben und hier und da noch Altlasten rumschleppen.

 

[sugar76]

Die passende Microsoft Office 365 Business subscription wählen und es dort einrichten.

Besten Dank! Damit ich es richtig verstehe:

• Es läuft ein Exchange Server in Azure?
• Es werden neue E-Mail-Adressen benötigt?

 

[mr.w0lf]

Der Exchange Server wird von Microsoft betrieben, eure bestehenden Mailadressen können aber migriert werden(man kann auch die bestehenden IMAP Ordner in die Postfächer syncen)

 

[sugar76]

Der Exchange Server wird von Microsoft betrieben, eure bestehenden Mailadressen können aber migriert werden(man kann auch die bestehenden IMAP Ordner in die Postfächer syncen)

Den Exchange Server kann man auch von einem deutschen Hoster betreiben lassen, oder gibt es da Nachteile?

 

[-tRicks-]

Wenn es tatsächlich nur um Exchange geht,
würde ein Hosted Exchange funktionieren. Sobald aber der ein oder andere Workload in der 365 Umgebung dazu kommt, ist es unflexibel. (Bsp. Microsoft Teams Videokonferenz)

Wir migrieren deswegen mittlerweile auch häufiger Hosted Exchange zu MS 365.

EDIT: Die verlinkte Seite verweist auf die Microsoft 365 Optionen. Hier ist dann auch Host Europe nur der Verkäufer / Dienstleister (CSP) für die Bereitstellung. Der Service selbst wird von Microsoft betrieben.

 

[sugar76]

Man kann das natürlich per IMAP erschlagen. Die genannte (gewüschte) Adresse erstellen, für alle zugänglich machen und über Filter entsprechende Emails dort ablegen und andersrum durch die Mitarbeiter ablegen lassen. Ist eigentlich Fummelei und gerade in der Firma würde ich doch sehr zu Exchange tendieren.

Wo ist denn eigentlich der Nachteil eines gemeinsamen IMAP-Kontos gegenüber einer Exchange Shared Mailbox? Für mich sieht das so aus, als ob da eigentlich dasselbe Konzept dahintersteckt.

Ergänzung (25. April 2020)

Wir migrieren deswegen mittlerweile auch häufiger Hosted Exchange zu MS 365.

Mein Problem ist, dass es sich teils um sensible, personenbezogene Daten handelt. Wäre schon gut, wenn die in einem Rechenzentrum in DE liegen.

 

[xexex]

Wo ist denn eigentlich der Nachteil eines gemeinsamen IMAP-Kontos gegenüber einer Exchange Shared Mailbox?

Du vergleichst eine Pommes mit einem 5-Gang Sternemenü. Wenn es nur darum geht gemeinsam Emails lesen zu können, reicht IMAP. Alles darüber hinaus bietet Exchange.

Ist es mit Emails denn getan? Wird nicht vielleicht auch ein gemeinsamer Kalender benötigt? Wie sieht es mit Synchronisation aus? Zugangsberechtigungen? usw.

Mein Problem ist, dass es sich teils um sensible, personenbezogene Daten handelt. Wäre schon gut, wenn die in einem Rechenzentrum in DE liegen.

https://www.microsoft.com/de-de/trust-center/privacy/gdpr-overview

Meines Wissens müssten die deutschen Rechenzentren mittlerweile verfügbar sein.
https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/microsoft-365-local-datacenter

 

[-tRicks-]

Neue Microsoft 365 Tenant werden in RZ in Deutschland erstellt (innerhalb des EU Vertrags von Microsoft 365) Generell bietet MS365 sehr mächtige Compliance Features.

 

[derchris]

Was -tRicks- schreibt ...

Neue Microsoft 365 Tenant werden in RZ in Deutschland erstellt (innerhalb des EU Vertrags von Microsoft 365) Generell bietet MS365 sehr mächtige Compliance Features.

... aber generell sollte man sich da als Firma (seien es auch nur 10 Leute) professionell beraten lassen und eine Migration begleiten lassen.

 

[sugar76]

... aber generell sollte man sich da als Firma (seien es auch nur 10 Leute) professionell beraten lassen und eine Migration begleiten lassen.

Alles klar, danke. Werde mal mit meinem Hoster sprechen.

 

[t-6]

Wo ist denn eigentlich der Nachteil eines gemeinsamen IMAP-Kontos gegenüber einer Exchange Shared Mailbox?

Der Nachteil dass es keine Benutzerdelegierung bei IMAP gibt (außer der IMAP-Hoster hackt das irgenwie zusammen).
Mit anderen Worten: Euer "gemeinsames" IMAP-Konto ist so eingerichtet, dass das Passwort für dieses Konto beim Benutzer gespeichert ist. Muss das Passwort aus welchem Grund auch immer geändert werden, muss es bei allen Leuten wieder angepasst werden.

Bei Exchange berechtigst du Benutzer X auf (Freigegebenes) Postfach Y und das Postfach taucht automatisch in seinem Outlook auf bzw. kann einfach durch "Postfach hinzufügen" ohne Eingabe von Passwörtern hinzugefügt werden.

Bei IMAP müsstest du strenggenommen jedesmal wenn ein MA ausscheidet das Passwort ändern. Und da das aufwändig ist, macht das wieder keiner.
Bei Exchange hingegen wird einfach nur sein AD/Exchange/O365-Konto gelöscht/deaktiviert und er kommt nie wieder an das freigebene Postfach, weil der Zugang zu diesem Postfach über seinen eigenen Benutzer erfolgte.

Bestimmte E-Mails, sollen allen zugänglich sein. Der Mitarbeiter muss in der Lage sein, E-Mails aus seinem Postfach in einem geteilten Ordner abzulegen.

Würde man eher über Öffentliche Ordner abbilden.