Dateiverwaltung

[tkbr]

Hallo zusammen,


ich möchte mir eine neue Dateiverwaltung (Officedokumente, Pdf) für unsere Firma (25 MA) überlegen. Meist handelt es sich um Dokumente zu einem Meeting. Jedes Meeting hat eines von mehreren Hauptthemen (es gib ca. 7-8 Hauptthemen). An dem Meeting sind mehrere Firmen beteiligt. Für jedes Meeting wird in der Regel von jeder der acht Firmen mindestens ein Dokument erzeugt, außerdem gibt es ein Protokoll des Meetings. Als pro Meeting ca. mindestens 9 Dokumente. Es gibt ca. 10-12 Meetings pro Monat

Nun sollen die Dokumente sowohl nach Meeting und Datum sortiert sein (Jahr/Monat) als auch Dokumente nach Thema oder Firma suchbar. Also mehrere Sichten und Kategorisierungen möglich sein.

Für die physikalische Struktur dachte an folgendes (Nachteil, man muss die Jahres/Monatsordner händisch anlegen):
Alle Dateien zu Meeting in Ordner und die Ordner werden hierarchisch in Jahresordner /Monatsordner einsortiert:

-> Jahr (z.B. 2014) (Folder)

-> Monat (z.B. Dezember) (Folder)

-> Meeting_ThemaA (Folder)

-> Protokoll (File)
-> ReportFirmaA (File)
-> Report FirmaB (File)
-> ...​

> Meeting_ThemaB (Folder)

-> Protokoll (File)
-> ReportFirmaA (File)
-> Report FirmaB (File)
-> ...​

Dateibenennung der Dateien yymmdd_meetingthemaname , um sie auch innerhalb der Monatstruktur nach Datum sortierbar zu halten.

Nun will ich aber auch nach Thema oder Firma sortiert mir die Dokumente anzeigen lassen. Ich habe mir erst mal die Möglichkeiten der Windowsboardmittel (Windows Explorer) angesehen, und zwei Vorgehensweisen gefunden:

1. Alle Dateien zu Meeting in Ordner und die Ordner hierarchisch in Jahresordner /Monatsordner einsortiert wie beschrieben + Tagging (Thema, Firma) der Dateien + zusätzlich Ordnerstruktur nach Themen und Firmen, in der gespeicherte Suchabfragen (nach Thema, Firma) abgelegt sind:

* zusätzliche Folderstruktur:

* ThemaX (Folder): enthält gespeicherte Suchabfrage (zu ThemaX)
* bzw. FirmaX (Folder): enthält gespeicherte Suchabfrage (zu FirmaX)​

* Nachteile:

* für jedes neue Meeting müssen erst die Dateien getagt werden (wird von Suche nicht gefunden, wenn Tag vergessen wird). Statt tagging auch möglich Thema, Land etc, im Dateinamen zu halten, dann aber Fehler, wenn Dateiname nicht korrekt benannt.
* nur Dateien, keine Ordner können anscheinend getaggt werden -> Verzeichnisordnung (Meetingordner) kann bei Suchabfragen nur indirekt durch Grouping der Suchabfrage hergestellt werden
* Verschieben der Originaldateien führt dazu, dass die gespeicherte Suchabfragen nichts mehr finden
* Performance der gespeicherten Suchabfragen: Ab welcher zu durchsuchender Menge kann es da Problem geben?​

2. Alle Dateien zu Meeting in Ordner und die Ordner hierarchisch in Jahresordner /Monatsordner einsortiert wie beschrieben + zusätzlich Ordnerstruktur nach Themen und Firmen, in der Windows Shortcuts zu den betreffenden Dateien abgelegt sind

* zusätzliche Folderstruktur:

* FirmaX (Folder): enthält Shortscuts auf alle Dateien zu FirmaX
* bzw. ThemaX (Folder): enthält Shortscuts auf alle Meetingordner zu ThemaX​

* Nachteile:

* für jedes neue Meeting müssen neue Shortcuts erstellt werden (fehleranfällig, da einen Shortcut anzulegen vergessen werden kann)
* Verschieben der Originaldateien oder des Shortcuts führt dazu, dass der Shortcut nicht mehr funktioniert. (Alternativ statt Windows Shortcut Anlage echter symbolischer Links mit mklink (Softlink oder Hardlink))​

Welche der beiden Vorgehensweisen wäre für mein Zwecke besser oder gibt es noch andere Möglichkeiten? Der Verwaltungsaufwand sollte nicht zu hoch sein. Kann jemand andere Tools/Software empfehlen, die diese Aufgaben besser unterstützten als Windows Explorer und deren Einsatz sich lohnt?

Vielen Dank vorab!

 

[Phunkberater]

Falls ihr Microsoft-Kunde seid, habt ihr vielleicht schon via Office 365 Sharepoint zur Verfügung - damit sollte sich so etwas gut abbilden lassen. Ansonsten such nach einem Dokumentenmanagementsystem (DMS). Die gibt es in allen Farben und Formen - da müsste eine KMU-orientierte Lösung zu finden sein, die passt (evtl. sogar Open Source).

 

[tkbr]

ich brauche eigentlich keine Versionierung oder Workflowweiterverarbeitung, sondern die Dokumente werden nur abgelegt. Die Frage war wie lege ich verschiedene Sichten an, mit der Methode mit den Shortcuts oder mit den Tagging und abgespeicherte Suchabfragen?

Und reichen dafür die Möglichkeiten des Windows Explorers oder lohnt der Aufwand sich ein DMS wie z.B. Alfresco anzuschaffen?