Online Archiv für 4-5 Leute erstellen und verwalten.

[blaub4r]

Hallo,

Ich bräuchte mal Hilfe bzw empfehlungen. Wir haben auf Arbeit mit vielen PDF und anderen Dokumenten zu tun um System zu verwalten bzw Störungen zu finden.
Es nervt aber immer einem das schicken zu lassen und dann zu schauen was man schon hat.

Meine Idee wäre nun ein Archiv in der cloud zu haben mit leichter Ordnerstruktur um die Sachen zu Lagern und jedem zugänglich zu machen bei uns. Wir sind immer Unterwegs und haben da ein Android Tablett für die Arbeit.
Also bräuchte man dafür einen zugang per App oder FTP.

würde das ganze auch gerne, eventuell per Browser, verwalten bzw im Büro die möglichkeit geben die Sachen direkt drauf zu packen.
gerne auch privat einschränken es soll nicht öffentlich sein dieses Archiv.

Habe schon Google genutzt und verschiedene dinge mir angeschaut aber keine löstung dabei. Geld darf es kosten ich würde mir auch einen eigenen FTP/Server Basteln wenn jemand da was entsprechendes an idee hat.

aber aktuell habe ich keine idee wie ich das so einfach wie möglich umsetzten kann.

irgendwer eine Idee bzw einen ansatz ?

danke schönes wochenende euch

 

[TriceO]

Hi!

Wäre nicht einfach Cloud-Speicher mit Freigabe-Funktion ne Option?
Bei Dropbox zB kann jeder per Einladung an einem Share beteiligt werden. Wenn da eure PDFs drinliegen, dann kann jeder hinzufügen oder downloaden. Wobei man das sicher noch weitergehend einschränken kann.

Und das funktioniert sicherlich auch mit OneDrive, Google Drive und Co.
Und entweder bringen diese eigene Apps mit oder du kannst per Browser darauf zugreifen.

Oder ihr beschafft euch ein stationäres NAS für's Büro, auf dem alle Daten zentral liegen.

Edit:

Je nachdem was das für Dokumente sind, bzw. wie der Inhalt aussieht, könnte es ein Datenschutz-Problem geben. Also ggf. in der Richtung informieren, euren Datenschutzbeauftragten befragen, deutsche Anbieter/Standorte bevorzugen usw.

Wenn das euer privates eBook-Archiv ist, dann ist das natürlich was anderes, als wenn das Patientenakten oÄ sind.

 

[M4ttX]

Als PDF storage eine self hosted Nextcloud wär mal das Naheliegendste.

Alternativ als privatem Online Wiki mit einem single source of thruth und laufender Adaptierung wäre hingegen auch notion.so denkbar. Macht aber nur Sinn, wenn statt PDFs direkt dort die Anleitungen adaptiert werden. PDF Erzeugung daraus wär dort auch möglich.

 

[BlubbsDE]

Ein Microsoft Konto und Onedrive. Da hast Du 5 GB kostenlos. Und Onedrive hat auch die Fähigkeit, man kann gleichzeitig an Office Dokumenten arbeiten.

 

[Prime2k]

https://swisscloudhosting.ch/ Nextcloud, schnell und sicher, da in der Schweiz gehostet.

 

[blablub1212]

https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/business?market=de#heading-ocb6f5

Einfach Office 365 als Business Basic oder Business Standard nehmen.

Dann gibts auch gleich Outlook, Excel, Word, Teams und für jeden Nutzer 1TB OneDrive mit dazu zu.

 

[AlanK]

Bei Hosting.de gibt es zwar nur 1GB kostenlos nextcloud dafür ist nextcloud aber eine hervorragende App.

Alternativ Google Drive oder iCloud je nachdem welche Telefone ihr habt.

 

[SirKhan]

Als Alternative zu einem Cloudspeicher könnte man auch ein Dokumentmanagementsytem nutzen.
Ich habe privat für die Verwaltung von Dokumenten Paperless-ngx eingerichtet.

Vielleicht ist das ja was?

Edit:
Da es auf den Bildern nicht so richtig raus kommt, das ist eine Browser-App, kann also überall genutzt werden. Von Extern am besten über VPN.
Da kann man einfach per Drag&Drop z.B. PDFs hinzufügen, mit Tags versehen, etc.
Hat den Vorteil, dass die Dokumente auch direkt durchsuchbar sind.

 

[blaub4r]

Danke schon mal an alle. ein paar gute ideen dabei.

mein grösstes problem ist das wir einen mitarbeiter haben auf arbeit der in technik eher nicht so der beste ist, daher wäre da eine einfache app zu öffnen der beste weg.

die google/ms cloud lösung klingt erst mal gut.

den rest schaue ich mir gerade an.

*es sind anleitungen und pdfs für fehlercodes und fehler suche bzw anleitungen für regler und ersatzteil. von verschiedenen herstellern und anbieter. daher die idee zur sammlung erstellen die dinge kriegen wir auf anfrage bzw, der derzeitige weg oft, google suche

ich brauche also keine emails etc, nur zugang für 5-7 leute und nur speicherplatz

 

[Azghul0815]

Wenn du sowas aufsetzt, einfach mal Richtung "Dokumentenmanagementsysteme" suchen.
Es gibt einiges ans OpenSource Software.
Onedrive und co funktioniert, aber du stösst schnell auf die üblichen Probleme wie "Versionierung", doppelte Ablagen usw.
Im Grunde gehört eine Datenbank in den Hintergrund. Evtl. lieg ich auch falsch und man schiesst mit Kanonen auf Spatzen, aber wenn ihr viele Dokumente nutzt und es noch mehr werden...viel Spass beim pflegen.

 

[kachiri]

Es nervt aber immer einem das schicken zu lassen und dann zu schauen was man schon hat.

Das ändert aber auch ein anderes System nicht, weil dann ja die Voraussetzung ist, dass derjenige, der es hochlädt, auch schaut, ob es bereits schon vorhanden ist. Das mag in der Theorie funktioniert, in der Praxis wird das schwieriger, insbesondere, wenn dann auch ein weniger technik-affiner Mensch schon mit in der Gleichung drin ist.
Da muss man sich dann fragen, ob der Aufwand eine Dokumentenverwaltung tatsächlich lohnt. Also allein schon die Einrichtung.

Für mich klingt das bei der Anzahl der Person (4-5 Leute) fast schon nach Kanonen auf Spatzen.

P.S.: "Leichte Ordnerstruktur" gibt es nicht. Da fängt es nämlich schon an... Wir haben auch eine Ablage im Laufwerk für alle Mitarbeiter (8 an der Zahl) unserer Abteilung. Finden wir immer alles? Mitnichten. Ist die Ablage logisch aufgebaut? Ansichtssache. Also wirklich reine Ansichtssache. "Logisch" definiert halt jeder anders.
Den Aufwand in so einer Struktur (auch in der Cloud) dauerhaft Ordnung zu halten, würde ich halt auch nicht unterschätzen.

 

[redjack1000]

mein grösstes problem ist das wir einen mitarbeiter haben auf arbeit der in technik eher nicht so der beste ist, daher wäre da eine einfache app zu öffnen der beste weg.

Wie schon von anderen erwähnt, Nextcloud wäre das richtige für dich.

CU
redjack

 

[Azghul0815]

Wir nutzen bei uns als Ablage Box. Die Apps sind relativ gut, es gibt afaik auch eine Versionierung im Hintergrund, man kann auch lokal synchronisieren und es gibt eine relativ gute Suche.

Vielleicht das mal anschauen.
Zumal es eben eine Enterprise Lösung ist.
Nextcloud ist top, aber da muss sich auch jemand drum kümmern.

 

[firexs]

Sowas kann man verwalten mit OneNote, die Notizbücher dann in Teams hinterlegen.
So hat man es immer online und hinterlegt die pdfs passend zu den Notizbüchern.
Dann muss man auch nichts doppelt haben und kann auch hinterlegen wer wann wie was bearbeitet hat.

 

[Phill__]

Ich werde einfach mal Sharepoint in den Ring

 

[M4ttX]

Ob eine Cloud mit Ordnern und darin abgelegte PDFs oder ein nach Wikiähnliches System besser ist, das hängt von der Nutzung ab.

Schmeiß ich nur PDFs hin und fertig -> Cloud
Mach ich Notizen um beim nächsten Mal schneller zu sein und Irrelevantes wegzulassen -> Richtung Wiki-System. Da könnte man alles Notwendige für ein Problem auf einer Seite zusammenfassen und z.B. den Lösungsweg in ein paar Schritte zusammenfassen. Zusätzlich aber am Seitenende die Originale anhängen, wenn mal mehr Infos nötig sind.

 

[blaub4r]

ich teste aktuell die nextcloud. aktuell ganz gut mal sehen wie der zugriff mobile darauf funktioniert.##

danke an alle

 

[redjack1000]

ich teste aktuell die nextcloud. aktuell ganz gut mal sehen wie der zugriff mobile darauf funktioniert

Wo ist die Nextcloudinstanz gehostet?

CU
redjack

 

[blaub4r]

webo

 

[andi_sco]

@blaub4r na, was isz daraus geworden?

Ich stand vor ein paar Jahren vor dem selben Problem.
Und da es einfach sein musste, sowie eine gleichmäßige Ordnerstruktur mit korrekten Dateinamen war ich dann der einzige, der auf diesem Bereich des FTP schreiben durfte.
Jeder andere hatte auf die Finger bekommen, egal ob Kollege, Freelancer oder Chef.

PS bei OneDrive und sicherlich auch den anderen, gibt es ja die Funktion des Teilen, ohne Schreibrechte.