Sicherung und Digitalisieren persönlicher Dokumente und Versicherungen?

[zeXez]

Ich möchte private Dokumente digitalisieren. Für Notfälle ist es immer sicherer eine Kopie zu haben. Ich suche etwas, wo ich Versicherungen und andere wichtige Dokumente einscannen kann. Sei es nun die Geburtsurkunde oder auch nur eine wichtige Versicherung. Im Nachbar Ort hat es in einen Mehrfamilien Haus gebrannt. Die Leute haben alle Dokumente verloren. Daher bin ich jetzt lieber auf der sichern Seite und suche auch eine Anwendung. Die Software kann ruhig etwas kosten einmalig.
Ich wollte mir eine externe USB Platte kaufen und darauf alle wichtigen Dokumente einscannen.
Cloud Speicher muss ich gestehen habe ich noch nie so richtig getraut. Daher lieber USB SSD.
Die SSD soll dann, wenn alles abgespeichert an einen sicheren Ort. Mit dem Cloud-Gedanken muss ich mich glaube mal Gedanken machen.
Gibt es eine einfache Software, welche einen beim Verwalten der Dokumente unterstützt. (Für Windows)
Nach Möglichkeit auch portable startet. Danke

 

[TorenAltair]

Konventionelle Kopien machen und in eine feuerfeste Dokumentenkassette stecken, ist mMn für solche Dokumente deutlich sicherer und zuverlässiger.

 

[RT1]

Einfachste Lösung Dokumente mit dem Handy und einer Scan App einlesen und auf externer Platte speichern.

 

[zeXez]

Konventionelle Kopien machen und in eine feuerfeste Dokumentenkassette stecken, ist mMn für solche Dokumente deutlich sicherer und zuverlässiger.

Ja, das hab ich mir auch schon überlegt. Man weiß nie, was kommt. Dokumentenkassette als Koffer muss ich mal schauen im Netz. Ich hab viele wichtige Sachen.

 

[Poink]

Feuerfest ist relativ.
Google mal, wie lange welche Schutzklasse "im Feuer" liegen darf ... und wie es um die Löschwasserfestigkeit bestellt ist.

 

[|Moppel|]

Ich verstehe ehrlich gesagt nicht, was du in deinem Kontext mit Software meinst.

Wenn es dir darum geht, wichtige Dokumente im Notfall verfügbar zu halten, reicht doch ein Scanner.
Falls es nicht viele Dokumente sind oder man sehr ausdauernd ist sicherlich auch ein Handy.

Damit kannst du alle wichtigen Dokumente digitalisieren und auf einer externen festplatte in Ordner packen.
Soll das ganze dann offside gelagert werden, würde ich allerdings eine HDD und keine SSD empfehlen.

Falls du einen Computer oder Laptop benutzt, wäre das auch eine gute Gelegenheit Backups anzulegen.

 

[LieberNetterFlo]

einfach irgend einen Dokumentenscanner (damit es schneller geht) holen, alles durchnudeln und als PDF auf einem Medium deiner Wahl speichern. Bevorzugt etwas was außerhalb deines Hauses ist (Cloud? NAS der Eltern? Irgend so etwas). Bei den Scannern ist die Software i.d.R. mit dabei (die dann Korrekturen macht und OCR und so krams)

 

[Nilson]

Die mächtigste Lösung für sowas ist wohl Paperless-NGX. Setzt aber ein Rechner/NAS/Server mit Linux/Docker vorraus. Wenn man das nicht hat, ist das etwas overkill.

Daher erstmal die Frage, um wie viele Seiten es denn geht? 50? 500? 5000?
Je nach dem, sollte man das Thema anders angehen.
Bei den wichtigsten 50 Seiten wird das schneller und einfacher gehen, als wenn du die Post der letzten 20 Jahre digitalisieren willst.
Hast du denn schon einen Scanner?
Wie sieht deine aktuelle Bakup-Strategie für deine Daten aus? Deine Daten solltest du ja auch "Hausbrandsicher" machen, dann kannst du deine digitaliserten Dokumente einfach mitsichern.

 

[Col. Jessep]

Alles Einscannen, Backup auf 2 HDDs (1x woanders lagern), 1x USB Stick, 1x Cloud (Onedrive, ICloud etc.) Originale im Bank Schließfach (60-100,— Euro pro Jahr).

 

[calippo]

Bei den Scannern ist die Software i.d.R. mit dabei (die dann Korrekturen macht und OCR und so krams)

Wobei OCR und irgendwelche Korrekturen bei der Sicherung der wichtigen Dokumente gar nicht notwendig ist.
Da steckt man besser ein bisschen Aufwand in die richtige Benennung und Ordnerstruktur, dann sollte sich alles wichtige schnell finden bei Bedarf.

 

[RexCorvus]

Ich möchte kurz etwas einwerfen:
Ein Ausdruck eines Dokuments wie der Geburtsurkunde ist wenig bis nichts wert. Vermutlich auch andere wie Staatsbürgerschaftsnachweis oder ähnliches. Ohne dass diese "beglaubigt" sind kannst du das vermutlich vergessen weil keine Behörde diese akzeptieren wird (zumindest mein Erkenntnisstand vor etlichen Jahren in Österreich - dürfte vermutlich in jedem anderen Land ähnlich sein)

Und keine Ahnung aus welchem Land du bist aber sogar in der digitalen Servicewüste Österreich habe ich meine Versicherungen im jeweiligen Serviceportal des Anbieters und mittels digitaler ID zugriff auf meinen Reisepass mit dem ich mir jedes andere behördliche Dokument organisieren kann.

 

[calippo]

Ein Ausdruck eines Dokuments wie der Geburtsurkunde ist wenig bis nichts wert.

Ja, guter Hinweis. Das gilt für andere Dokumenten ggf. ebenso.
Trotzdem hilft es, die Dokumente wieder zu beschaffen und man hat auch den Überblick, was alles verloren gegangen ist.
Behördliche Dokumente über die ID des Reisepasses organisieren, das funktioniert in DE eher nicht denke ich.

Aus diesem Grund habe ich z.B. einen Scan aller Karten meines Portemonnaies. Sollte ich es verlieren kann ich direkt nachschauen, was genau drin war und muss nicht grübeln, ob ich wirklich an alles gedacht habe.

 

[kingduevel]

Da steckt man besser ein bisschen Aufwand in die richtige Benennung und Ordnerstruktur, dann sollte sich alles wichtige schnell finden bei Bedarf.

This (und die anderen bereits genannten Tipps)! Ich werde es nie verstehen, warum man sich (zumindest bei vielen Dingen) nicht einfach nur mit Ordnung in Windows behelfen kann?! Gut gescannt als PDF, eventuell OCR drüber laufen lassen (zwecks Suchmöglichkeiten), ordentlich nach gewissem Schema benennen und in eine sinnvolle Ordnerstruktur ablegen. Dann Backups einmal innerhalb und das gleiche außerhalb des Hauses. Aus die Maus.

 

[cumulonimbus8]

Ich wollte mir eine externe USB Platte kaufen und darauf alle wichtigen Dokumente einscannen.

Generell würde ich das nicht anders machen.
Ich bin so bescheiden, und gut ist.

→ OCR ist immer noch für mich Lotterie, und ich habe nicht wirklich was davon.
→ Sprechende Ordner und Dateinamen reichen, da brauche ich keine Dokumenten-Software.

Nur einen Fehler würde ich bei diesen Dingen auf keinen Fall machen: «eine».
3 externe, 4…; u.U. mechanische Platten (!), intern ablegen. Und diese LW räumlich verteilen. K.A., Verwandte, sogar am Arbeitsplatz, im Auto; im Keller, Safe habe ich keinen.
Nur eben: mehrfach und verstreut.

CN8

 

[zeXez]

Erst mal schönen Dank an alle für die Hilfe und Beratung. 👍

Ich hab mir PDFdear geholt Freeware
und heute einen feuerfest und wasserdicht Koffer.
Da mache ich wichtige Sachen rein. Originale in Bankfach.
Für wichtige Dokumente hab ich mir USB SSD geholt.
SanDisk Extreme PRO Portable SSD externe SSD 2 TB (externe Festplatte mit SSD Technologie 2,5 Zoll, 2000 MB/s Lesen (Blitzangebot 149 Euro) Die USB mache ich voll mit Daten und ab ins Bankfach.
Bei 3 Familien Haushalt war mir 2 TB lieber.

Heute fange ich mal an, mich mit der Software docutain vertraut zu machen.

 

[Nilson]

1. Für Backups nimmt man i.d.R. weiterhin HDDs. Denen macht es nicht so viel aus, wenn sie mal länger im Schrank liegen
2. 150 € für 2 TB sind etwas viel, vor allem wenn man nicht die extreme Leistung braucht.
3. Die SandDisk pro haben ein Firmwareproblem, dass zum Ausfall der Platten führen kann:
https://www.computerbase.de/2023-05...-bestaetigt-probleme-bei-sandisk-extreme-pro/

 

[zeXez]

Ich hab es über Prime gekauft, ich teste und wenn Müll geht die zurück. Danke für den Link. Dann lieber Western Digital. HDDS's muss ich mal schauen da habe ich noch eine 1TB irgendwo stehen. Gute Idee.

 

[TorenAltair]

Denk dran, dass die SSD regelmäßig an Strom muss.

 

[Nilson]

Sandisk gehört zu Western Digital

 

[zeXez]

Oh man ich werde alt. Hab es mir notiert