Excel Urlaubsansicht einer Abteilung mit Rechten

[NichtExpert]

Hallo zusammen,

ich hoffe mal ihr könnt mir weiterhelfen mit Links, Suchbegriffen etc.
Bei uns in der Firma soll ein Urlaubsplan in Excel erstellt werden.
Einsicht in die Datei hat dann natürlich nur die jeweilige Abteilung.
Jetzt darf/soll ein Mitarbeiter einer Abteilung nicht sehen können, wann seine anderen Kollegen Urlaub haben (Datenschutz).
Der Abteilungsleiter soll jedoch von jedem seiner Mitarbeiter die Urlaubstage sehen können.
Ich habe das schon einmal gemacht, das liegt leider Jahre zurück und ich weiß nicht mehr wie ich das damals gemacht habe.
Die Datei ist leider auch verloren gegangen.
Ich glaube die Entwicklerwerkzeuge waren nötig.

Man müsste wahrscheinlich einstellen, dass Mitarbeiter nur die jeweilige Zeile sehen/lesen können und der Rest dann "leer" ist. Dem Abteilungsleiter müsste man wahrscheinlich die Berechtigung geben können, alle Zeilen "normal" anzeigen zu können.

Hier mal ein kleines Beispiel, falls der Text schwer zu verstehen ist:

Ansicht Abteilungsleiter Ansicht Mitarbeiter 1 Ansicht Mitarbeiter 2

Im vorab schon mal vielen Dank für die Hilfe, Ratschläge, Tipps, Links.

 

[tRITON]

Kenn Du Personio? Schau dir das mal an ... Mit Excel kommst Du immer an ein Problem, was Datenschutz angeht, das ist nu gebastel. Lass dich da gar nicht erst drauf ein.

https://www.personio.de/

Die Kosten sind moderat und wir managen damit 4 Tochterfirmen

 

[Autokiller677]

Excel ist absolut das falsche Werkzeug für den Job. Es gibt sehr viele bessere, darauf spezialisierte Tools, z.B. https://timebutler.de/ oder die anderen bereits genannten.

Davon ab ist es afaik kein Problem des Datenschutzes, wenn die Kollegen sehen, wer wann Urlaub hat. Konnte ich in allen Firmen, in denen ich bisher war, immer einsehen. Ist ja auch wichtig zu wissen, wenn man Sachen plant.

 

[NichtExpert]

Davon ab ist es afaik kein Problem des Datenschutzes, wenn die Kollegen sehen, wer wann Urlaub hat. Konnte ich in allen Firmen, in denen ich bisher war, immer einsehen. Ist ja auch wichtig zu wissen, wenn man Sachen plant.

Da stimme ich dir zu. In meiner Abteilung hat auch jeder Einsicht auf den Urlaub der Anderen. Das ist aber leider nicht gewünscht bzw. sagt ein Mitarbeiter, dass er das nicht möchte und wegen diesem einen, beißen wir hier (eher ich) in den Sauren Apfel.

 

[Autokiller677]

Wird interessant, wie der Kollege verstecken will, dass er nicht da ist. Vielleicht schickt er ja einen Roboter zur Arbeit

 

[|RaBtEr|]

Natürlich könnte man das mit Excel umsetzen, aber alles was ich bisher mit Excel umgesetzt habe ist meist sehr umständlich und die Arbeit ist es oft nicht wert.
Mal eine kurze Frage:
Warum braucht der Mitarbeiter überhaupt Zugriff auf die Excel Datei?
Urlaub beim Abteilungsleiter anfragen -> Abteilungsleiter-> Datei

 

[dh9]

Zum Thema Datenschutz: https://www.datenschutz.org/dienstplan/

Und ich kann auch nur zum Kauf einer gescheiten Software raten, alles andere wird auf laengere Sicht nur nervig. Wir nutzen bei uns in der Firma (aber deutlich groesser) aktuell ZMI (https://zmi.de/loesungen/hr/zmi-time/) und wechseln bald zu Rexx (https://www.rexx-systems.com/software-hr/).

 

[SpamBot]

Also im Grunde genommen darf der Urlaubsplan öffentlich einsehbar sein, oft ist das ja auch einfach nötig... Eine Vereinbarung mit Unterschrift das man den Urlaub einsehen kann schadet natürlich nicht.

Edit: wobei bei uns in der Firma natürlich nur "abwesend" zu sehen ist... Ob das jetzt Urlaub, Reha, Elternzeit oder Überstunden sind sieht der andere natürlich nicht!

 

[NichtExpert]

Warum braucht der Mitarbeiter überhaupt Zugriff auf die Excel Datei?
Urlaub beim Abteilungsleiter anfragen -> Abteilungsleiter-> Datei

Das ist tatsächlich eine gute Frage. In der Regel weiß man schließlich wann man Urlaub hat.
Wir werden wohl nicht zu geeigneter Software greifen, da diese Geld kostet (Ja, bei uns wurde das Geiz erfunden). Wenn das nicht mit Excel geht, bin ich mal gespannt, was die sich ausdenken.
Letzten Endes werde, egal wie und womit, ich mich drum kümmern müssen.

Ergänzung (14. September 2022)

Also im Grunde genommen darf der Urlaubsplan öffentlich einsehbar sein, oft ist das ja auch einfach nötig... Eine Vereinbarung mit Unterschrift das man den Urlaub einsehen kann schadet natürlich nicht.

Wie gesagt gibt es da den einen, der das nicht möchte.
Ich habe das ganze wie gesagt schon 2020 einmal gemacht. Da haben wir hier bei uns in der Abteilung auch drüber diskutiert. Man sieht schließlich, wann wer da ist, und wann nicht.
Damals hing bei uns in der Abteilung sogar noch ein rießen Kalender, somit konnte den Kalender jeder einsehen, der die Abteilung betritt, also auch Externe usw.

 

[yxcvb]

Ganz dünnes Eis:

https://www.anwalt.de/rechtstipps/digitaler-urlaubskalender-und-datenschutz_180571.html

 

[Smily]

sagt ein Mitarbeiter, dass er das nicht möchte

Seufz, das macht natürlich total Sinn, wenn der Kollege "nicht da" ist und von extern angerufen wird.
"Ist der XY zu sprechen?"
"Keine Ahnung."
"Macht der Mittag oder hat der Urlaub"
"Keine Ahnung"
"Und wann ist der wieder da?"
"Keine Ahnung "
Also in unserer Firma ist es Pflicht, Urlaub und andere Termine in Outlook einzutragen, damit alle wissen, was Sache ist. Und die Kalender kann man sich, mit entsprechender Berechtigung, auch von anderen ansehen.
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Wenn es "nur" um einen Urlaubskalender geht, kein Problem mit Excel. Was nicht funktioniert, oder wenn einer was falsches angezeigt bekommt, dann änderst du es eben auf kleinem Dienstweg.
Aber wenn der Kollege, warum auch immer, plötzlich doch irgendwo angezeigt wird, dann gehts los mit Datenschutz. Und das wird richtig teuer, wenn ihr da einen Verstoß begangen habt!

Also alleine schon aus rechtlichen Gründen, Pfoten weg, das fällt euch (und in dem Fall dir, weil du hast es dann verbockt) wieder auf die Füße!

Ich würde, wenn es nix kosten soll, halt gar keinen elektronischen Urlaubskalender machen!

• Jeder Kollege trägt seinen Urlaub in Outlook ein, oder eben nicht.
• Jeder merkt sich seinen Urlaub, oder eben nicht.
• Im Büro hängt ein Planer an der Wand, wo mit Textmarker Urlaub rein gemalt wird, oder eben nicht.

 

[|RaBtEr|]

Man kann mit Excel z.B. Spalten oder Tabllenblätter ausblenden, die dann nur mit Passort einsehbar sind.
Was dann aber nicht geht ist, dass jeder Mitarbeiter sein eigenes Passwort hat für seine eigene Spalte. (ohne Makros)

Wenn es unbedingt Excel sein muss, dann würde ich es so machen:
Jeder Mitarbeiter hat eine eigene Excel Datei (optional mit Passwort und oder verschlüsselt)
Der Abteilungsleiter hat eine weitere Exceldatei, wo ein Makro ausgeführt wird, was alle Dateien der Mitarbeiter ausliest und in einer Tabelle zusammenfasst.
Das könnte man dann so erweitern, dass ggf. auch Feedback (Urlaub genehmigt) In die Mitarbeiter Dateien gespeichert wird.
Ich bleibe aber dabei: Viel zu kompliziert für den Nutzen.

Mein Vorschlag: Eine Tabelle mit allen Mitarbeitern, außer den Person(en) die damit nicht einverstanden sind.

 

[NichtExpert]

Ich habe auch neue Infos bekommen.
Die Urlaubstage soll jeder sehen können.
Was aber keiner sehen soll ist, wenn ein Mitarbeiter krank ist.
Dann soll der Abteilungsleiter krank bzw. den Buchstaben k im Kästchen stehen haben und alle anderen NA (nicht anwesend).
Bitte keine Fragen, warum die Krankheitstage in den Urlaubskalender eingetragen werden, ich verstehe das selber nicht.
Auch mit Informationen wird bei uns spärlich umgegangen.

 

[|RaBtEr|]

Die Lösung richtet sich hier eben auch extrem nach der Sicherheit.
Die einfachste Lösung, aber auch am unsichersten, da man die Datei "falsch"/ungeschützt abspeichern kann.
Excel Tabelle, die geschützt ist und nur mit Passwort(Abteilungsleiter) bearbeitet werden kann:

Zwei Tabellenblätter:
Eins zum einsehen für alle
Eins zum bearbeiten

Dann einfach die WENN funktion benutzen um ein beliebiges Zeichen einzublenden
Also z.B. so:

WENN(<Inhalt vorhanden>;"nicht anwesend";"anwesend")

<Inhalt vorhanden> wäre dann ein beliebiger Grund, der im zweiten Tabellenblatt eingetragen ist (krank, urlaub etc...) also einfach die Referenz zu der passenden Spalte

Hauptproblem: Der Abteilungsleiter muss den Blattschutz aufheben um die Datei zu bearbeiten, und darf dann nicht vergessen, den Blattschutz wieder herzustellen.
Alternativ: Speichern über Makro Button, der das Blatt automatisch schützt.

 

[Smily]

Dann werden seine Krankheitstage halt nicht eingetragen.

Mein Vorschlag: Eine Tabelle mit allen Mitarbeitern, außer den Person(en) die damit nicht einverstanden sind.

Oder man sortiert den Mitarbeiter aus. Und seine Krankheitstage kommen in eine extra Tabelle mit Passwort. Oder alle Krankheitstage von allen Mitarbeitern kommen in die extra Tabelle. Das geht problemlos ohne Tricks.
Aber nicht mit statt Krank steht da N/A. Dann weiß ja jeder, was N/A bedeutet. Und wenn auch die Urlaubstage als N/A angezeigt werden, na dann rechne ich halt die N/A Tage zusammen, ziehe die 30 Tage Urlaub ab und weiß ziemlich sicher, wie oft er krank war .

Und das ist auch viel zu kompliziert!

Ergänzung (14. September 2022)

Hauptproblem

Genau das, das wird nicht funktionieren! Der Abteilungsleiter wird irgendwann aus Versehen den normalen Speichern Button benutzen. Zack, verkackt, weil das wird der betreffende Mitarbeiter sofort mitbekommen.

 

[dh9]

Darf ich fragen, wie gross die Firma ist? Betrifft es nur eine Abteilung?
Die HR Abteilung sucht vermutlich nicht selbst nach einer (Software) Loesung sondern laesst suchen?
Warum gibt es dafuer kein Budget? Die erstgenannte Software kostet nur 100 Euro im Monat (Edit: fuer ein kleines Team)?

 

[NichtExpert]

Mittelständisch mit 200-250 Mitarbeitern.
Der Auftrag kommt nicht von der HR, sondern aus dem Einkauf.
Das Personalwesen speichert alles in SAP ab.
Ich verstehe selber wie gesagt nicht, warum man den Urlaubsplan, indem eigentlich nur Urlaubstage eingetragen werden, wieder für andere Zwecke missbrauchen will/muss.

Ergänzung (14. September 2022)

Dann werden seine Krankheitstage halt nicht eingetragen.

Die Krankheitstage beziehen sich jetzt nicht auf einen Mitarbeiter.
Das soll auf alle angewendet werden, wahrscheinlich auch aus Datenschutzgründen.

 

[dh9]

Gibt es denn schon eine Zeiterfassungssoftware im Unternehmen?

Bei so vielen Mitarbeitern ist das ja egtl. Pflicht, unausweichlich und vorallem nuetzlich.

 

[NichtExpert]

Ja gibt es. Noch mit SAP.
Das wird aber 2024 durch ein zugeschnittenes System ersetzt (AP-Plus).
Aktuell werden die Stundenzeiten jeden Monat ausgedruckt und an die Mitarbeiter gegeben, da stehen dann die Kommen- und Geh-Zeiten der einzelnen Tage mit Soll- und IST-Arbeitszeit drauf, sowie Urlaubsanspruch Tage und die derzeit nicht genommenen Tage also z.B. 30 Tage im Jahr, 15 Tage noch nicht genommen.
Mit AP-Plus sollen diese Daten dann automatisch an die private E-Mail Adresse des Mitarbeiters geschickt werden, finde ich ziemlich cool.
Zumindest besser als jeden Monat einen Zettel in die Hand gedrückt bekommen.
Immerhin sollten wir eigentlich papierlos arbeiten, unter anderem auch wegen der Umwelt.

 

[Smily]

Habt ihr Microsoft Sharepoint? Oder in Outlook einen Kalender erstellen und was eintragen. OK der Nachteil ist, die Lösungen können nicht rechnen.

Ich bin ehrlich. Man muss als IT Verantwortlicher auch mal sagen: "Leute, das funktioniert so nicht wie ihr das euch vorstellt." Du hast genug Gründe. Der Datenschutz ist der wichtigste! Weil das f*ckt die Geschäftsleitung richtig, wenn es hart auf hart kommt. Das muss man denen nur sagen! Dann fangen die nämlich an zu rechnen, und glaub mir, das können die bei sowas plötzlich!

und damit erhebliche Geldbußen gem. Art 83 DSGVO ( bis zu 4 % des Jahresumsatzes !) und Schadensersatzansprüche der Arbeitnehmer gem. Art 82 DSGVO ausgelöst werden können.

Bitteschön, 100 € im Monat für eine funktionierende Software die das verhindert? Haha, LOL!
Bisher denken die sich nämlich "wofür Geld ausgeben, wenn wir das selbst kostenlos lösen können?!" Das ist ja auch nicht verkehrt, es funktioniert in dem Fall nur nicht.

Und zum Passwort Schutz bei Excel:
Also ich sag mal so, den Zellschutz zum Bearbeiten/Auswählen der Zellen, habe ich letztens gegoogelt. Wollte halt die Artikel Stammdaten kopieren statt abschreiben. Und dann bin ich müde geworden, und mein Kopf ist auf die Tastatur gefallen. Und nach 5 Minute Schlafen konnte ich die Datei plötzlich bearbeiten. Keine Ahnung, wie das passieren konnte, ehrlich .
Dafür ist Excel nicht gedacht! Der nächste Praktikant von euch macht das demnächst auch. Und verkündet dann stolz in der Mittagspause "Höhö, der Mitarbeiter XY ist krank."

Hat der Einkauf das mit der Geschäftsleitung abgesprochen?

Ich weiß, Rechtsberatung machen wir hier nicht und für das mit dem Excel Passwortschutz gebe ich mir selbst eine Verwarnung. Aber glaub mir, du machst dich nur unglücklich, wenn die Geschäftsleitung einen DSGVO Brief bekommt und fragt "Wer war das!? Der NichtExpert? OK, der soll mal ins Büro kommen."
Viel Spaß