Verhindern des Löschens von Mail-Nachrichten im Outlook-Posteingang durch Mitarbeiter

[BetonAnton9090]

Guten Tag zusammen,

wir sind eine kleine Baufirma und haben im Büro zwei Angestellte. Oft werden aus Unwissen oder Unachtsamkeit einfach so E-Mails aus dem Outlook-Posteingang von den Mitarbeitern gelöscht. Das ist dann ungünstig, wenn Gutachten per Mail weitergeleitet werden müssen, oder sonstige Dokumente aus dem Posteingang nochmals benötigt werden. Wir haben dann schon oft den umständlichen Weg gehen müssen, dass der entsprechende Leitz-Ordner herausgekramt wird, dann wird das Schriftstück entnommen, dieses dann in den Scanner gelegt, und das dann als Anhang per Mail weitergeleitet. Ist natürlich vollkommener Blödsinn. Manchmal sind die Mails auch unwiederbringlich verloren, wenn diese nicht ausgedruckt wurden. Der Unfug passiert nur, weil immer wieder der Posteingang im Outlook "leergeräumt" wird. Habe es schon mehrmals angesprochen, aber es nützt nichts. Antwort: "Die Mail wurde ja schon bearbeitet! Die brauchen wir ja nicht mehr!"

Nun möchte ich als Inhaber der Firma dafür sorgen, dass niemals mehr ein Mitarbeiter aus dem Outlook-Posteingang eine Mail löschen kann. Zunächst möchte ich auf das tätig werden eines teuren Servertechnikers noch warten. Vielleicht habt ihr vorab schon entsprechende Tipps für mich, wie uns die Mails im Outlook-Posteingang erhalten bleiben.

Wir haben zwei Rechner mit Windows 10.
Wir verwenden Outlook 2007.
Wir haben keinen Server.

Grüße!
Anton.

 

[kingmarci]

https://www.mailstore.com/de/lp-e-m...2BYYQlC-72G2Izb_WKEhUAQR10Rshd4gaAmj3EALw_wcB

DSVGO konform. Sichert die Mails komplett weg. Der Mitarbeiter kann löschen, da sie zusätzlich immer im Archiv liegen.

 

[Madman1209]

Hi,

sind von so wichtigen Mails nicht irgendwo Sicherungen / Duplikate vorhanden? Löschen aus Versehen schiebt die Mails ja nur in den Papierkorb, da muss schon doppelt gelöscht werden.

Wieso werden die Mails nicht einfach in einen Ordner "Archiv" verschoben? Dann bleibt der Posteingang sauber und übersichtlich, ggf. kann noch nach Kunde sortiert in Unterordner verschoben werden. Und zum Jahreswechsel wird das komplette Archiv weggesichert und geleert.

VG,
Mad

 

[cartridge_case]

Kündigen und fachkundiges Personal einstellen!

Die Ausrede ist ja der burner.

 

[Smily]

Die Outlook PST Datei nachts sichern lassen? Wäre wahrscheinlich der einfachste Weg.
Und die Mitarbeiter abmahnen und ggf. neue suchen. Du bist Chef, und was die machen ist geschäftsschädigend.

 

[el osito]

Ein Archiv anlegen und eine Regel erstellen, die sofort nach Posteingang ein Duplikat der Mail im Archiv ablegt: "Nach Erhalt einer Nachricht eine Kopie davon in den Ordner "Zielordner" verschieben".

Das jedoch nur als Notfalllösung, denn die Mitarbeiter sollten bereit sein, Vorschriften einzuhalten.

 

[iSight2TheBlind]

1. Die simpelste Lösung wäre einfach ein Ordner "Bearbeitet", in den dann alles geschoben wird was ansonsten gelöscht würde.
Die Angestellten müssen die bearbeiteten Mails nicht mehr sehen, sie sind aber noch da.
2. Outlook 2007 ist seit zwei Jahren aus dem Supportzeitraum raus und bekommt auch keine Sicherheitsupdates mehr - das solltest du unbedingt auf 2016 oder besser gleich 2019 aktualisieren.
Wahrscheinlich werden sich deine Angestellten über das etwas andere Design beschweren, aber es geht halt nicht anders und mit Windows 10 kommen sie ja (wohl) auch klar.

3. Falls du da noch nichts hast solltest du unbedingt über eine gute Backuplösung nachdenken. Angestellte die so lernresistent sind sind in Zeiten von Emotet ein großer Risikofaktor!

 

[Demon_666]

Ein nicht allzu großes NAS irgendwo hinstellen und dort jeden Tag eine Sicherung abspeichern, kann man auch ohne Serviectechniker hinbekommen.

Und die Mitarbeiter abmahnen bzw. damit drohen. Das geht ja mal garnicht...

 

[BetonAnton9090]

sind von so wichtigen Mails nicht irgendwo Sicherungen / Duplikate vorhanden? Löschen aus Versehen schiebt die Mails ja nur in den Papierkorb, da muss schon doppelt gelöscht werden.

Ach Herrje, das wichtigste habe ich vergessen! Die zwei Mitarbeiter haben außerdem noch Handys, es sind iPhone 6 und 7, dort ist jeweils das Apple-Mailprogramm eingerichtet, welches ein T-Online-Konto verwendet. Nun ist es so, dass wenn die Mitarbeiter am Handy im Posteingang die Mails löschen, dann sind sie am PC in Outlook ebenfalls verschwunden. Das ist das sehr ärgerliche an der ganzen Sache.

Kündigen und fachkundiges Personal einstellen!

Fachkundig sind die zwei mit Sicherheit. Aber eben nicht am Computer. Leider.

Und die Mitarbeiter abmahnen und ggf. neue suchen. Du bist Chef, und was die machen ist geschäftsschädigend.

Ja, hat schon ein paarmal zu Verzögerungen geführt. Man mag sich nicht vorstellen wie man sich fühlt, wenn ich beim Kunden anrufen muss, damit der erneut eine E-Mail schickt, weil wir diese nicht mehr haben. Ist mehr als peinlich.

LG!
Anton.

 

[sikarr]

https://www.mailstore.com/de/lp-e-m...2BYYQlC-72G2Izb_WKEhUAQR10Rshd4gaAmj3EALw_wcB

DSVGO konform. Sichert die Mails komplett weg. Der Mitarbeiter kann löschen, da sie zusätzlich immer im Archiv liegen.

Wie @kingmarci sagte, Mailstore o.ä. nutzen. Du Bist als Unternehmen sowieso verpflichtet deine Emails min. 10 Jahre Revisionssicher zu archivieren. Mailstore ist hier eigentlich das prominenteste Beispiel.

 

[OliverL87]

Allein schon aus Rechtgründen solltest du dir mal Reddoxx
https://www.reddoxx.com/

und MailStore
https://www.mailstore.com/de/

anschauen und eins davon zulegen!
E-Mails = Geschäftsbriefe

Outlook 2007? WTF?
Ganz ehrlich geh zu einem Systemhaus und lass dich mal beraten.

 

[JPsy]

Schon genial - bearbeitete Mails werden gelöscht. Wie soll man so arbeiten??? Schriftlich anweisen sonst abmahnen fertig.

Ne regel die automatisch ne Kopie erzeugt - wie oben empfohlen - in einem Ordner ala "Archiv" wäre wohl am simpelsten.

Trotzdem brauchst Du ein Backup!

 

[Demon_666]

Fachkundig sind die zwei mit Sicherheit. Aber eben nicht am Computer. Leider.

Aber als MA hat man den Anweisungen des Chefs Folge zu leisten. Und dabei ist es egal, ob sie fachkundig sind oder nicht.

 

[kozzmozz]

Ich denk genau wie Madman:

• Einfach ein Ordner mit Benennung z.B. Archiv/ Zur Kontrolle anlegen und alle E-Mails dorthin schieben. Am Ende des Tages oder der Woche die E-Mails Kontrollieren und entsprechend verarbeiten, sprich ins Endgültige Archiv oder Löschen.
• Dazu ab sofort eine offizielle Anweisung an die Mitarbeiter keine E-Mails mehr zu löschen erstellen und verteilen.
• Andere Idee: Im Posteingang mit Labels/ Kategorien (z.B. Offen/ Zur Bearbeitung/ Aktiv etc.) arbeiten und später in den Ordner Archiv (selbst zu erstellen), schieben.
• Des Weiteren täglich eine Datensicherung erstellen > Exportieren oder Sichern von E-Mails, Kontakten und Kalender in einer Outlook-PST-Datei

 

[species_0001]

dort ist jeweils das Apple-Mailprogramm eingerichtet, welches ein T-Online-Konto verwendet. Nun ist es so, dass wenn die Mitarbeiter am Handy im Posteingang die Mails löschen, dann sind sie am PC in Outlook ebenfalls verschwunden. Das ist das sehr ärgerliche an der ganzen Sache.

"ein T-Online Konto" ?
bitte beschreib doch mal wie die Emails gehostet sind
T-Online?
d.h. ihr habt emails Chef@T-Online.de; MitarbeiterA@T-Online.de; MitarbeiterB@T-Online.de?
Sind das IMAP Konten? (klingt danach)
oder habt ihr eine Domäne? gehostet bei T-Online?

Da hier ja sowieso hinsichtlich des veralteten MS Office Handlungsbedarf besteht, würde ich vorschlagen:
https://cloud.telekom.de/de/software/office-365/exchange-online
Exchange Online Server - entweder direkt bei Microsoft, oder hierüber über die Telekom (da ihr eh schon Telekom Kunde zu sein scheint), oder über sonst wen.
Darüber gleich Office 365 dazu buchen.
bzw. gleich das "Office 365 Business Essentials" - und im Exchange Server dann die In-Situ-eDiscovery und -Speicher dazu buchen.

 

[sikarr]

Allein schon aus Rechtgründen solltest du dir mal Reddoxx
https://www.reddoxx.com/

und MailStore
https://www.mailstore.com/de/

Wir nutzten im Unternehmen Reddoxx und ich würde es nicht nutzen wenn man nur die Archivierung braucht, da ist Mailstore das bessere Produkt.

@kozzmozz einfach .pst Speichern reicht nicht. siehe § 257 HGB und § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3. Abgabenordnung

[...]Die GoBD gibt des Weiteren vor, dass E-Mails unverändert zu archivieren sind. Das bedeutet, dass eine reine Ablage von digitalisierten Dokumenten an dieser Stelle nicht genügt. Ein weiterer Irrglaube ist die Ablage über den E-Mail-Client. Einfach einen Ordner anzulegen und sämtliche E-Mails, die der Archivierungspflicht unterliegen, manuell dorthin zu verschieben, genügt ebenso wenig.[...]

Hier gibts das Ausführlicher

 

[cartridge_case]

Fachkundig sind die zwei mit Sicherheit. Aber eben nicht am Computer. Leider.

Völliger Widerspruch für "Büroangestellte". Aber jeder ist seines eigenen Glückes Schmied.

 

[BetonAnton9090]

Outlook 2007? WTF?
Ganz ehrlich geh zu einem Systemhaus und lass dich mal beraten.

Wenn man ständig nur auf Baustellen rumfährt, bleibt für das Netzwerk nur wenig Zeit. Immerhin hat es bis jetzt "funktioniert". Sobald mal Schnee liegt, wird es ruhiger, und ich kann mich um die Computer kümmern. Es wird mal eine Aufforstung nötig, ja, das stimmt.

Ne regel die automatisch ne Kopie erzeugt - wie oben empfohlen - in einem Ordner ala "Archiv" wäre wohl am simpelsten.

Danke dafür. Es ist nun eine Regel unter "Extras" -> "Regeln und Benachrichtigungen" eingerichtet, die E-Mails aus dem Posteingang in einen extra Ordner kopiert.

"ein T-Online Konto" ?
bitte beschreib doch mal wie die Emails gehostet sind
T-Online?

Es ist nur eine einzige ganz simple Mailadresse auf allen Geräten, mit dem Format firmenname@t-online.de.

Völliger Widerspruch für "Büroangestellte". Aber jeder ist seines eigenen Glückes Schmied.

Was Baustellen und Fachwissen betrifft, sind die Leute sehr fit. Möchte keinen davon missen ;-)

LG! Anton.

 

[sikarr]

Danke dafür. Es ist nun eine Regel unter "Extras" -> "Regeln und Benachrichtigungen" eingerichtet, die E-Mails aus dem Posteingang in einen extra Ordner kopiert.

Ich verweise auf nochmal der Vollständigkeit auf meinen Post #16

einfach .pst Speichern reicht nicht. siehe § 257 HGB und § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3. Abgabenordnung

[...]Die GoBD gibt des Weiteren vor, dass E-Mails unverändert zu archivieren sind. Das bedeutet, dass eine reine Ablage von digitalisierten Dokumenten an dieser Stelle nicht genügt. Ein weiterer Irrglaube ist die Ablage über den E-Mail-Client. Einfach einen Ordner anzulegen und sämtliche E-Mails, die der Archivierungspflicht unterliegen, manuell dorthin zu verschieben, genügt ebenso wenig.[...]

Hier gibts das Ausführlicher

 

[species_0001]

Es ist nur eine einzige ganz simple Mailadresse auf allen Geräten, mit dem Format firmenname@t-online.de.

okey... wenn mehrere Leute in einem Email Konto arbeiten ist das auch nicht hilfreich für die "Beweissicherung".
Und habt ihr eine Homepage?
Also zum professionellen Auftreten finde ich schon dass man sich eine Homepage und Domäne gönnen kann. und dann natürlich individuelle E-Mail Adressen. Zumindest Webspace und ne Domäne sind ja keine Kostentreiber mehr. Und der Inhalt von ner Homepage kann bei ner kleinen Baufirma ja ganz schlicht gehalten werden, ohne dass da permanent jemand für aktuelle Inhalte sorgen muss.