spezielle Software, um sich organisieren. Erfahrungen/Empfehlungen gesucht

[Wichtelherbert]

Problemstellung:

Ich bekomme von Mitarbeitern Aufgaben zugeteilt, entweder per Mail, telefonisch, persönlich oder ab und an auch über ein Ticketsystem.
Am Anfang war das ganze noch gut überschaubar und ich habe den Überblick behalten. Doch langsam wird es immer mehr und aufgrund meiner zusätzlichen Aufgaben vergesse ich hin und wieder etwas.

Nun suche ich ein Tool/Software welche mich dabei unterstützt. Bisher habe ich noch kein passendes gefunden oder was zumindest annähernd an meine Bedürfnisse kommt.

Hier mal meine Gedanken:

• Mails die, die Aufgabe direkt beinhalten kann ich gleich eintragen.
• Mails wo ich vorher noch was klären muss oder einen Termin abstimmen muss, würde ich auch einfügen, aber die sollte irgendwie gekennzeichnet sein, dass ich weiß, dass ich dort noch was machen muss. Auch wäre es gut, wenn ich die Mail dazu da auch gleich mit ablegen könnte.
• Aufgaben, wo ich noch was machen muss, sollte extra gekennzeichnet werden.
• Auch sollte es möglich sein, Notizen bei den Aufgaben zu hinterlegen.

Wie macht ihr das so? Habt ihr eine Empfehlung für ein Tool, was ich mir mal anschauen sollte. Wie organisiert ihr euch?

 

[h00bi]

oder ab und an auch über ein Ticketsystem.

Ist es möglich dass du alle Mitarbeiter auf das Ticketsystem verweist?
Ich nehme Anfragen auch nicht auf allen wegen an.
Was per Messenger rein kommt wird ein paar mal mit dem Hinweis beantwortet, dass sie anders melden sollen.
Wenn ich das jemandem mehrfach mitgeteilt habe aber es nicht fruchtet lernt er es auf dem harten Weg: Die Meldung bleibt einfach unbeantwortet.

Alternativ kannst du die Mails auch ans Ticketsystem weiterleiten und dann für dich dort verwalten.

 

[Sinatra81]

Ich nutze To Do , das gehört glaub zum Office 365 Paket.

Ist selbsterklärend.

Kannst die verschiedene ToDo Listen anlegen und die einzelnen ToDos terminieren.

Wird auch mit Outlook synchronisiert.

Wenn mir im Urlaub oder nach Feierabend was einfällt, trage ich es auch dort ein. Macht den Kopf frei.

 

[derchris]

Ist es möglich dass du alle Mitarbeiter auf das Ticketsystem verweist?
Ich nehme Anfragen auch nicht auf allen wegen an.

Ein weiteres Tool wird das Problem nicht lösen ... nur so geht es ...

 

[washieiko]

Wenn die User das Ticket nicht anlegen, musst du das eben. Notfalls dafür auch Arbeitszeit abrechnen oder die User darauf trainieren den Weg über das Ticketsystem direkt zu gehen, dann sparen sie auch 5-10 Minuten die du zum erstellen investieren musst und evtl sogar unnötige Zeit am Telefon weil das Problem schriftlich meist viel sachlicher dargestellt wird vom Kunden/User.

 

[derlorenz]

Wie macht ihr das so? Habt ihr eine Empfehlung für ein Tool, was ich mir mal anschauen sollte. Wie organisiert ihr euch?

Alles im Ticketsystem oder ggf. in einer Projektsoftware-Lösung. Mehr nicht. Wenn sich Aufgaben aus der Kommunikation heraus ergeben (egal welche Plattform - Mail o.ä.) wird daraus ein Ticket erstellt.

No Ticket, no job ^^

 

[Wichtelherbert]

Ich habe aber unterschiedliche Kunden, darunter gibt es welche, die mit Internet nichts am Hut haben.
Die Aufgaben, welche ich durch das bisherige Ticketsystem bekomme, ist ein anderer Kunde, da hat nicht jeder Zugriff drauf.

Die Überlegung klingt ganz gut, dass ich mir ein eigenes Ticketsystem besorge und darüber das ganze abwickle. Gibt es da was als reine Software Lösung oder nur im Web?

 

[h00bi]

osticket wäre eine self-hosting Lösung. Die kannst du auch lokal hosten, setzt aber stark auf Email.
Oder ggf. das in Teamviewer integrierte Ticketsystem, falls ihr eine TV Lizenz im Einsatz habt.

Ein weiteres Tool

Ein Ticketsystem ist doch laut Startpost bereits vorhanden. Auch wenn sich nun herausgestellt hat, dass das nicht praktikabel ist.

 

[halwe]

Was spricht gegen die Outlook Aufgaben? Da ist dann Mail kennzeichnen und in die Aufgabenliste aufnehmen gleich mit enthalten.

 

[Gnah]

Wenn es schon ein Ticketsystem gibt dann würde ich eben auch alles dort bündeln. Und wenn halt nicht alles über's Ticketsystem reinkommt, dann legst du dir halt selbst Tickets an. Finde ich Quatsch jetzt da noch eine weitere Software einsetzen zu wollen wenn Ticketsysteme mit Priorisierung, Wiedervorlage, Erinnerungen etc. daherkommen.

 

[Wichtelherbert]

Was spricht gegen die Outlook Aufgaben? Da ist dann Mail kennzeichnen und in die Aufgabenliste aufnehmen gleich mit enthalten.

Das ich hauptsächlich mit Mac, iPad unterwegs bin. Das ganze muss aber auch unter Windows laufen

Ergänzung (11. April 2023)

Wenn es schon ein Ticketsystem gibt dann würde ich eben auch alles dort bündeln. Und wenn halt nicht alles über's Ticketsystem reinkommt, dann legst du dir halt selbst Tickets an. Finde ich Quatsch jetzt da noch eine weitere Software einsetzen zu wollen wenn Ticketsysteme mit Priorisierung, Wiedervorlage, Erinnerungen etc. daherkommen.

Das Problem, das ist nicht mein eigenes Ticketsystem. Da gehört einem Kunden, wo dieser es für seine eigene Mitarbeiter nutzt.

 

[derchris]

Ein Ticketsystem ist doch laut Startpost bereits vorhanden.

Ja, deswegen ja alles in ein ordentliches/vorhandenes Ticketsystem und Selbstdisziplin und "Kunden" erziehen.

 

[twixxn]

Man kann über O365 und Power vieles automatisieren. Z.B. alle Mails an ein Teams-Kanal, dort wird automatisch daraus eine Aufgabe für Planner erzeugt....als Beispiel.

Sofern Planner verfügbar ist, ist das eigentlich ein kleines nettes Tool für die Organisation der Arbeit.

 

[BrollyLSSJ]

Die Überlegung klingt ganz gut, dass ich mir ein eigenes Ticketsystem besorge und darüber das ganze abwickle. Gibt es da was als reine Software Lösung oder nur im Web?

Beschäftigt habe ich mich damit noch nicht, aber vor einigen Jahren hatte ich mir mal eine Liste zusammen gestellt mit OpenSource Ticket Systemen. Das eine hatte h00bi ja schon genannt gehabt. Die sollten alle auch self hosted sein. Also Web basiert, aber auf eigener Hardware laufend.

osTicket
Otobo (Fork von der eingestellten OTRS Community Edition)
Hesk
OpenSupports
FreeScout
Request Tracker (Download ist etwas versteckt, aber ist kostenlos nutzbar.).

Damals hatte ich noch andere, die es aber anscheinend nicht mehr gibt. Otobo gab es damals nicht, dafür hatte ich das originale OTRS (die Community Edtion) gemerkt gehabt. osTicket, Hesk und Request Tracker kannte ich damals schon. Müsstest sonst alle mal selber probieren.